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BUYMA(バイマ)秘書外注で作業丸投げ影武者を作れ

秘書??

 

と聞くと社長秘書のようなものを頭で想像するのではないでしょうか?

 

僕もBUYMAで秘書さんを外注化と聞いた時にそんなように思い浮かべました。

 

BUYMAでの秘書さんの役割としては僕達パーソナルショッパーの影武者です。

 

僕達に変わってBUYMAを運営して外注化の組織をまとめていくなかなかハードな役職です。

BUYMAもビジネスも最も大切なのは仕組み化

ビジネス用語で行くと「ヒト・モノ・カネ」を取り扱います。

 

なので統括マネージャー的な役割を示します。

 

秘書さんは主に組織が大きくなりある程度BUYMAアカウントが成熟期に入った辺りで

秘書さんの導入をするとスムーズかと思われます。

 

秘書さんを外注化と言うよりも自分自身のアバターや影分身を作るイメージの方がいいと思います。

 

秘書さんを雇う段階まで行くという事はある程度の安定した売り上げが見込める事が多いので

外注化としては最終段階だと思います。

 

秘書さん外注化を軌道に載せる事によってさらなる次のステージに行く準備が整うのです。

 

それほどに秘書さんの外注化には価値があります。

 

秘書外注化での主な業務内容

 

秘書の役割とは大きいフレームとしてマネジメントです。

 

「ヒト・モノ・カネ」のマネジメントしていきます。

 

BUYMA全体の運営代行はもちろんのこと外注化の組織全体のマネジメントもしていきます。

 

普段通常業務でやっている作業を全てなりほとんどを秘書さんに業務委託をしていきます。

 

ですので僕達パーソナルショッパーは基本的には外注化しているメンバーとの間に秘書さんが入り

BUYMAアカウントの間に秘書さんが入るのです。

 

これの秘書さんを仲介に入れる事によってどうなるのかというと

作業量が減って結果だけ聞くと言うのはもちろんのことですが圧倒的にストレスが軽減されます。

 

なので秘書さんを雇用する事によって時間が生まれてストレスが軽減されます。

 

ストレスとは少なからず仕事をしている以上、ストレスはかかってきます。

 

また、どのビジネスでもストレスのほとんどの原因に対人関係が絡んできます。

 

BUYMAでもお客様や事務局、外注化などの対人関係が生まれます。

 

しかし、ここに秘書さんを挟む事によってストレスが絞られて大幅に軽減されるのです。

 

実際にいつもはストレスを感じていないような感覚でも

秘書さんを雇用してから一気にストレスがあった事に気付きました。

 

また、基本的なBUYMA運営に時間がかかるのはもちろんですが

組織が円滑化に循環するようにマネジメントするのに結構な時間を費やします。

 

組織として管理している以上しょうがないですが

ここを一括して秘書さんにお願いする事が出来たら大幅な時間削減になります。

 

秘書さん外注化デメリット

 

これまで秘書さんを雇用すると得られるメリットは格段に大きい事はご理解頂けたと思いますが

もちろんこれだけのメリットがあるからこそデメリットはもちろん存在します。

 

デメリットというワードよりも参入壁があるという事です。

 

まず秘書さんを外注化するにあたりBUYMAの基本的な運営を一任する事になります。

 

という事はある程度、BUYMAについて精通していかなければなりません。

 

ですのでクラウドワークスなどで募集をかけて初心者が0から秘書活動をするのはなかなか至難の技です。

 

ですので秘書さんの外注化を軌道に乗せるまでの教育時間などは

他のものに比べて圧倒的に難しですし大変です。

 

ほとんどBUYMAのコンサルに近い事を秘書さんに伝えていきます。

 

脳を繋げてチューニングして行くのです。

 

ここでのすり合わせがうまくいかないと影分身が出来ずに再現性を作れなくなってしまいます。

 

秘書に関してはある程度こちらの意図をくみ取り理解していける存在でないといけません。

 

当然ながら自立性がないと難しいですし

ある程度能力がある方でないとチューニングに時間がかかります。

 

外注化の組織を統括するのも同じです。

 

組織の仕組みを理解してマネジメントしていきます。

 

ここでも対人関係が生まれますしコミュニケーションのスキルが必要になってきます。

 

パソコン上でもコミュニケーションは必要です。

 

秘書さんは僕との信頼関係ももちろん必要ですが外注さん達との信頼関係も必要です。

 

僕と秘書さんではある程度こちらのシステムにログイン出来る様にIDやパスワードを教えます。

 

ですので信頼できる存在でくては秘書さんは成り立ちません。

 

秘書さんの人材選定

 

秘書さんの採用基準ですが僕の場合は

元々違う外注作業をやられていた方が昇進という形で秘書さんになって頂けました。

 

元はBUYMAアカウントのメンテナンスをお願いしていた総務の方にお願いしました。

BUYMAアカウントメンテナンス総務で外注化

ですのでBUYMAの仕組みやある程度のシステムはこれまでの総務経験で理解して頂けました。

 

なので僕の場合は秘書さんに繰り上げになった時もスムーズに業務委託する事が出来ました。

 

また、これまでの作業風景で信頼関係も出来ていますのでこの繰上げ方式は有効だと思います。

 

もちろん完全にチューニングが終わるまでに時間はかかりましたが0からスタートするよりかは楽でした。

 

秘書さんは自分自身のアバターで影武者ですので人材の選定には慎重になった方がいいと思います。

 

また秘書さんに関しては固定給ではなくインセンティブ方式をとった方が良いと思います。

 

やる気やモチベーションは秘書さんの場合は必要ですので

しっかりと対価としてお支払いした方が良い結果に結びつくと思います。

 

まとめ

 

秘書さんは世間一般の作業形態でなく

統括マネージャーのような役割として働いて頂きます。

 

ですので冒頭で成熟期に入ってからの秘書さんの業務委託をお勧めしていますが

 

まだまだ発展途中の段階で人に教えて再現性を取る事は難しいですし

システムが確立されていないのに業務委託は難しいです。

 

秘書さんが軌道に乗った時の爆発力は半端ないですが

そのタイミングを見誤ると大変な事になるので気をつけていきましょう。

 

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